Vendor Application
Please complete this application to be considered as a vendor for one or more Arizona Bilingual events.
Submitting this form does not guarantee acceptance or a vendor space.
Electronic Signature
Terms & Conditions / Términos y Condiciones
Terms and Conditions for Events ENGLISH
I. Contract Confirmation
By signing this contract , you have agreed to adhere to the following terms and conditions for the event.
II. Vendor Space
Each approved vendor will receive a designated booth or table space assigned by the event organizers.
Approximately one week before the event, vendors will receive an email or form with the following information:
● Assigned booth/table number
● Vendor check-in instructions
● Event logistics
● Setup and teardown schedule
All vendors must adhere to the setup and teardown schedule provided in this communication.
Failure to follow the assigned schedule may result in delays, relocation, or removal from the event at the discretion of the organizers.
III. One Business Per Booth Policy
Each vendor space is limited to one registered business entity per table or booth.
Only one LLC, DBA, organization, or business may promote, advertise, or sell products or services within the assigned vendor space. Vendors may not share booth space, promote multiple businesses, or represent additional companies without prior written approval from the Organizer.
Vendors may not:
● Share booth space with another business without prior written approval
● Promote or advertise multiple businesses from a single table
● Sublease, transfer, or assign their booth space to another vendor
The Organizer assigns booth spaces based on the registered business name provided during vendor registration. It is the vendor’s responsibility to ensure the correct business and representatives attend the event.
If a vendor double-books, sends a different representative, or a different business arrives that does not match the registered vendor information, this does not transfer or validate the booth reservation. Global Multimedia LLC and the event organizers are not responsible for internal scheduling issues, double bookings, or miscommunication within a vendor’s company or organization.
Any vendor that does not match the approved registration or attempts to promote an unregistered business may be denied participation or removed from the event without refund.
IV. Vendor Responsibilities
Vendors agree to:
● Maintain a clean and safe booth area
● Follow all event rules and safety regulations
● Bring their own equipment unless otherwise specified (tents, extension cords, etc.)
● Dispose of trash properly and leave the area clean after the event
● Conduct business in a respectful and professional manner toward attendees, vendors, and staff
Food vendors must comply with Pima County Health Department regulations and obtain any required permits.
V. Electricity and Equipment
Electricity is not guaranteed unless previously arranged with the event organizers.
Vendors are responsible for bringing their own extension cords, lighting, and necessary equipment for their booth.
VI. Payments and Participation
Vendor participation is confirmed only after full payment is received and the vendor has been approved by the event organizers.
Vendor fees are non-refundable unless the event is canceled by the Organizer.
Failure to attend the event does not qualify for a refund.
VII. Liability and Insurance
Global Multimedia LLC, its staff, volunteers, and the venue Park Place Mall are not responsible for:
● Loss or theft of vendor merchandise
● Damage to equipment or property
● Personal injury during the event
● Weather-related interruptions or unforeseen circumstances
Vendors assume full responsibility for their booth, equipment, and activities during the event.
Vendors are encouraged to maintain general liability insurance.
VIII. Event Changes or Cancellation
The Organizer reserves the right to:
● Adjust booth locations if necessary
● Modify the event layout
● Cancel the event due to weather, safety concerns, or circumstances beyond the Organizer’s control
If the event is canceled by the Organizer, vendors will be notified and further instructions will be provided.
The client is responsible for letting the organizer know if they will not be attending the event at least ten (10) days prior to the event. If the vendor does not adhere to this policy and is late, the vendor will no longer be eligible for a refund and will not be allowed into Global Multimedia LLC / Global Multimedia LLC events moving forward.
IX. Media Release
Vendor grants permission for Global Multimedia LLC to photograph, film, or record the event and use images or video of vendor booths and participation for marketing, promotional, and media purposes.
X. Payment Disclaimer
Vendor participation in the event is confirmed only after full payment has been received and processed by Global Multimedia LLC.
Vendor fees cover the reservation of a designated booth or table space and participation in the event. Payment secures the vendor’s space but does not grant exclusivity unless explicitly stated in writing by the Organizer.
All payments are considered final and non-refundable, unless the event is canceled by the Organizer. Failure to attend the event, late arrival, internal vendor scheduling conflicts, or changes in vendor staffing or representation do not qualify for a refund, credit, or transfer of funds.
If a vendor fails to comply with the event rules, booth policies, or the terms outlined in this agreement, the Organizer reserves the right to remove the vendor from the event without refund
Vendors are responsible for ensuring payment is submitted using the approved payment methods provided by the Organizer and within the required timeframe. Booth space is not guaranteed until payment is received and confirmed.
XI. Contact Information
The email address and contact information provided in this application will be used by the Organizer for application and event-related follow-up. If the Vendor requests a copy of the submitted form by entering an email in the optional Client Copy Email field, an automatic copy may be sent to that email address.
XII. Agreement
By signing this agreement, the Vendor confirms they have read, understood, and agree to comply with all event rules and policies.
Terminos y Condiciones SPANISH
I. Confirmación del Contrato
Al firmar este contrato, usted acepta cumplir con los siguientes términos y condiciones del evento.
II. Espacio para Vendedores
Cada vendedor aprobado recibirá un espacio designado de mesa o stand asignado por los organizadores del evento.
Aproximadamente una semana antes del evento, los vendedores recibirán un correo electrónico o formulario con la siguiente información:
● Número de mesa/stand asignado
● Instrucciones de registro (check-in) para vendedores
● Logística del evento
● Horario de montaje y desmontaje
Todos los vendedores deben cumplir con el horario de montaje y desmontaje proporcionado.
El incumplimiento de este horario puede resultar en retrasos, reubicación o eliminación del evento, a discreción de los organizadores.
III. Política de Un Negocio por Espacio
Cada espacio de vendedor está limitado a una sola entidad comercial registrada por mesa o stand.
Solo una LLC, DBA, organización o negocio puede promover, anunciar o vender productos o servicios dentro del espacio asignado. Los vendedores no pueden compartir espacio, promover múltiples negocios ni representar otras compañías sin aprobación previa por escrito del Organizador.
Los vendedores no pueden:
● Compartir el espacio con otro negocio sin aprobación previa por escrito
● Promocionar múltiples negocios desde una sola mesa
● Subarrendar, transferir o ceder su espacio a otro vendedor
El Organizador asigna los espacios basándose en el nombre del negocio registrado. Es responsabilidad del vendedor asegurar que el negocio y los representantes correctos asistan al evento. Si un vendedor tiene doble reservación, envía a un representante diferente o llega un negocio distinto al registrado, esto no valida ni transfiere la reservación. Global Multimedia LLC y los organizadores no son responsables por conflictos internos, doble reservación o falta de comunicación dentro de la empresa del vendedor.
Cualquier vendedor que no coincida con el registro aprobado o intente promover un negocio no registrado puede ser rechazado o removido del evento sin reembolso.
IV. Responsabilidades del Vendedor
Los vendedores aceptan:
● Mantener un espacio limpio y seguro
● Cumplir con todas las reglas y regulaciones del evento
● Llevar su propio equipo, salvo que se indique lo contrario (carpas, extensiones, etc.)
● Desechar la basura correctamente y dejar el área limpia
● Actuar de manera respetuosa y profesional
Los vendedores de alimentos deben cumplir con las regulaciones del Departamento de Salud del Condado de Pima y obtener los permisos necesarios. V. Electricidad y Equipo
La electricidad no está garantizada a menos que se haya solicitado previamente.
Los vendedores son responsables de traer sus propias extensiones, iluminación y equipo necesario.
VI. Pagos y Participación
La participación del vendedor se confirma únicamente después de recibir el pago completo y aprobación del organizador.
Las cuotas no son reembolsables, a menos que el evento sea cancelado por el Organizador.
No asistir al evento no califica para reembolso.
VII. Responsabilidad y Seguro
Global Multimedia LLC, su personal, voluntarios y el recinto Park Place Mall no son responsables por:
● Pérdida o robo de mercancía
● Daños a equipos o propiedad
● Lesiones personales durante el evento
● Interrupciones por clima u otras circunstancias
Los vendedores asumen total responsabilidad por su espacio y actividades.
Se recomienda contar con seguro de responsabilidad civil.
VIII. Cambios o Cancelación del Evento
El Organizador se reserva el derecho de:
● Ajustar ubicaciones de stands
● Modificar la distribución del evento
● Cancelar el evento por clima o situaciones fuera de control
Si el evento es cancelado, los vendedores serán notificados.
El cliente es responsable de avisar al organizador si no asistirá al menos diez (10) días antes del evento. Si no cumple, no será elegible para reembolso y no podrá participar en futuros eventos de Global Multimedia LLC.
IX. Uso de Imagen (Media Release)
El vendedor otorga permiso a Global Multimedia LLC para tomar fotos, videos o grabaciones y utilizarlas con fines promocionales.
X. Aviso de Pago
La participación se confirma únicamente tras recibir y procesar el pago completo.
El pago asegura el espacio, pero no otorga exclusividad a menos que se indique por escrito.
Todos los pagos son finales y no reembolsables, excepto si el evento es cancelado.
No asistir, llegar tarde, conflictos internos o cambios de personal no califican para reembolso.
Si el vendedor incumple las reglas, el Organizador puede removerlo sin reembolso.
El vendedor es responsable de realizar el pago en tiempo y forma. El espacio no está garantizado hasta confirmar el pago.
XI. Información de Contacto
La dirección de correo electrónico y la información de contacto proporcionadas en esta solicitud serán utilizadas por el Organizador para dar seguimiento a la solicitud y al evento. Si el Vendedor solicita una copia del formulario enviado e ingresa un correo electrónico en el campo opcional para recibir una copia, se podrá enviar automáticamente una copia a ese correo electrónico.
XII. Acuerdo
Al firmar este acuerdo, el vendedor confirma que ha leído, entendido y acepta cumplir con todas las reglas y políticas del evento.
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